Прайсы поставщиков из почты в единую базу: цены, остатки и актуальность

Сначала определите, на какой вопрос отвечает база

Начать стоит с конкретного запроса: найти модель, сравнить предложения и понять условия поставки. Для такого сценария нужны артикул, бренд, название, цена, валюта, доступность и дата источника. Если закупщику важны гарантия или кратность упаковки, эти поля тоже должны попадать в результат.

Отдельно решите, как сравниваются цены. Если источники используют разные валюты, показывайте исходную цену и валюту. Пересчёт допустим только по согласованному курсу с указанием его даты. Сравнение без этой оговорки может выбрать предложение, которое лишь выглядит дешевле.

Почтовый забор начинается с правил отбора

Автоматизация должна понимать, какие письма содержат нужные прайсы. В нашем рабочем процессе проверяется начало темы и точный адрес группы получателей. Письма ищутся не только во входящих, но и в пользовательских папках поставщиков: почтовое правило может переместить вложение ещё до запуска загрузчика.

Для каждой папки сохраняется отметка уже просмотренных писем. Повторный запуск продолжает обработку, а не скачивает всю историю заново. Оригинальные вложения сохраняются отдельно, чтобы можно было проверить, из какого файла получилась строка базы.

30 сентября автоматический проход обнаружил прайс Azerti в отдельной папке. Прайс ERC пришлось получить вручную: его письмо не соответствовало фильтру темы и адресата. Это важная граница процесса — договорённости о рассылке тоже входят в интеграцию.

Каждому формату нужен проверенный разбор

У поставщиков различаются листы Excel, заголовки, расположение артикула и правила обозначения наличия. Поэтому сначала проверяется несколько реальных файлов одного источника. Загрузчик должен явно знать, какие столбцы он читает и какую валюту использует.

Новое вложение неизвестного формата можно сохранить для разбора, но его цены не стоит сразу включать в подбор. Если поставщик поменял структуру, лучше показать ошибку обновления и дату прежнего снимка, чем подставить гарантию вместо цены.

Одинаковое название ещё не означает одинаковый товар

Точные артикулы и характеристики надёжнее похожих названий. Объединять можно только позиции, соответствие которых проверено. Комплект, отдельная деталь и товар другой модификации могут иметь почти одинаковое описание.

Утверждённые соответствия полезно хранить отдельно от исходных строк. Тогда изменение названия в очередном прайсе не разрушит связь, а закупщик сможет увидеть все предложения по одной модели. Спорные совпадения остаются отдельными строками до проверки.

Расписание — это несколько разных этапов

В рассмотренном проекте почта проверяется каждые 15 минут. Распознанные прайсы затем попадают в ежедневный импорт PostgreSQL, а рабочая Google-таблица обновляется следующим проходом своего расписания. Получение вложения и появление новых цен в таблице — разные события.

Если бизнесу нужны цены чаще, это отдельное требование к импорту и публикации. При оценке нужно учитывать объём данных, ограничения источника и длительность обработки. Интервал почтового опроса нельзя выдавать за срок обновления всей базы.

Что получилось в рабочем проекте

Проверка от 30 сентября 2026 года подтвердила снимок базы на 54 567 товарных строк. В рабочую Google-таблицу опубликовано 54 480 строк по 46 группам поставщиков и валют. Эти показатели относятся к двум представлениям данных; они не означают 54 тысячи уникальных товаров или 46 отдельных поставщиков.

В базе подтверждены актуальные файлы Azerti и ERC от 30 сентября. Для источников проверены количества прочитанных строк. Такой контроль полезнее сообщения «загрузка завершена»: он позволяет заметить, если вместо полного прайса пришёл пустой лист или файл с изменённой структурой.

Как принимать обновление

У очередного снимка должны быть понятные контрольные признаки: дата источника, число строк, количество ошибок и несколько проверенных товаров. Перед заменой рабочей версии проверяются обязательные поля и итог загрузки. Сотрудник должен видеть, что обновилось, а что осталось на прежней дате.

Количество строк само по себе не доказывает качество. Полезно отдельно проверить товар с несколькими складами, цену в другой валюте, отсутствующий артикул и обозначение транзита. Для точного заказа остаток в виде диапазона нужно уточнять у поставщика.

С чего начать внедрение

Для первого этапа достаточно двух поставщиков и одного примера итогового подбора. Сначала проверяем получение файлов, разбор полей и повторное обновление. Затем подключаем расписание и рабочую таблицу. Новые источники добавляются после проверки их формата.

Заказчику стоит заранее выбрать ответственного за спорные совпадения и изменения прайсов. База помогает найти предложение; окончательное подтверждение наличия, условий и срока поставки остаётся частью закупки.